Facylitacja to sposób pracy z grupami, które wspólnie myślą i podejmują decyzję, dzięki czemu rezultaty pracy grupy są wysokiej jakości, wypracowane w optymalnym czasie, z wykorzystaniem potencjału intelektualnego całej grupy. Na rynku usług konsultacyjnych i rozwojowych zapotrzebowanie na facylitację pojawia się coraz częściej. Organizacje zlecają tego typu usługę, a profesjonaliści, na przykład konsultanci biznesowi, ale też managerowie pracujący z własnymi zespołami, poszukują możliwości rozwoju kompetencji facylitacyjnych. To rosnące zapotrzebowanie wynika z następujących elementów:
Ludzie w organizacjach w coraz większym stopniu oczekują partycypacji w funkcjonowaniu firm i instytucji. Oczekują, że ich zdanie będzie brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, że będą mieli wpływ na kształt rozwiązań i planów działania. Oczekują też, że na bieżąco będą informowani oraz, że będą mogli przekazywać swoje spostrzeżenia i opinie. Podejście partycypacyjne już sprawdza się w wielu miejscach, w innych jest na razie wciąż w obszarze życzeń, jednak badania rynkowe wskazują na to, że jest wskazywane ono przez pracowników jako pożądana charakterystyka miejsca pracy (zob. “Organizacja w okresie dojrzewania” Wszechnica UJ https://wszechnica.uj.pl/organizacja-w-okresie-dojrzewania-raport/ : “organizacja, którą mogę kształtować”, “partnerski dialog z autorytetami”, “liderzy jako facylitatorzy rozmów na ważne dla zespołów tematy”. Zob. także raport Deloitte “Trendy HR 2019”: “Proces przechodzenia od struktury hierarchicznej do zespołowej jest już dość zaawansowany. 31% badanych twierdzi, że ich firmy działają całkowicie lub prawie całkowicie w oparciu o model zespołowy, 65% - że praca zespołowa stanowi pewien element struktury”.
Rośnie również potrzeba partycypacji w społeczeństwie i standardem stały się konsultacje społeczne, które również mogą być wykonywane przy pomocy technik facylitacyjnych. W przypadku nowych mechanizmów wspierania rozwoju lokalnego i regionalnego poważne znaczenie mają: zarządzanie wielopoziomowe (multilevel governance) oraz kapitał społeczny, który manifestuje się wzajemnym zaufaniem i zdolnością do solidarnej współpracy. Obydwa mechanizmy wynikają z kultury partnerstwa i dialogu, której deficyt jest w Polsce wciąż duży (Bober i in. 2013). Bardziej dosadnie określa tę kwestię Arnstein (2011): „jeśli procesowi konsultacji społecznych nie towarzyszą inne, bardziej zaawansowane atrybuty partycypacji, to pozostają one zwykłym oszustwem, ponieważ nie zapewniają, że uwagi i idee obywateli zostaną wzięte pod uwagę w procesie decyzyjnym”. Również partycypacja w procesie planowania strategicznego może wymagać facylitacji, gdyż sięga aż po szeroki zakres uczestnictwa obejmujący nie tylko zespół instytucji, ale również podmioty zewnętrzne (interesariuszy), np. obecnych i potencjalnych odbiorców, lokalnych aktywistów, przedstawicieli środowisk zaangażowanych w działalność instytucji, gdzie niezbędna jest facylitacja procesu. Patrz „Reorganizacja biblioteki miejskiej” https://orcid.org/0000–0002–6165–7546 Małopolski Instytut Kultury w Krakowie. “Skuteczny proces planowania strategicznego, włączający możliwe szerokie grono uczestników, wymaga wsparcia, czyli facylitacji rozumianej jako «zarządzanie» dyskusją i pracą grupy, aby ułatwić uczestnikom osiągnięcie zaplanowanych celów” [Marszewska 2011: 81].
Z drugiej strony organizacje dostrzegają, że angażowanie osób do współmyślenia i współdecydowania wiąże się z co najmniej dwiema korzyściami. Pozwala na wykorzystanie potencjału intelektualnego osób, przez co podnosi się jakość uzyskiwanych rezultatów. Po drugie zwiększa się poziom zaangażowania i współodpowiedzialności. Na świecie tego rodzaju podejście ma dosyć długą historię, przykładem jest powoływanie grup roboczych, grup optymalizujących, łączących ludzi z różnych szczebli i różnych miejsce organizacji. Zobacz na przykład “Praca zespołowa”, Petersen. W Polsce to podejście możliwe jest od czasów transformacji i nabiera siły wraz z poszukiwaniem coraz bardziej efektywnych form zarządzania. Jest obecne na przykład w takich podejściach jak Lean Management, Agile, Change Management. Najpełniej idee współodpowiedzialności realizowane są w organizacjach wykorzystujących elementy tzw. turkusowej organizacji, socjokracji i holokracji.
Przy tych komplementarnych potrzebach: możliwości wpływu na funkcjonowanie organizacji ze strony ludzi w niej pracujących, a z drugiej strony skorzystania z zaangażowania ludzi ze strony organizacji, praca grupowa nad tworzeniem rozwiązań i podejmowaniem decyzji wciąż pozostają wyzwaniem. Wiąże się to z naturalnymi, występującymi w każdej grupie procesami, w których część jest konstruktywnych, a część destrukcyjnych. Na przykład w zależności od tego jak prowadzona jest praca grupy, może pojawić się w niej próżniactwo społeczne lub pracowitość społeczna. (Zob. R. Brown “Procesy grupowe”). Jak wykazało badanie Lucid Meetings https://www.lucidmeetings.com/state-of-meetings-2020 partycypacja jest wymagana przynajmniej czasami w 90% spotkań, a konsekwencje nieumiejętnie prowadzonych spotkań są znaczące: np. 67% badanych uznaje spotkania za nudne, 77% nie uznaje ustaleń ze spotkań, 75% spotkań przekracza czas na nie przeznaczony, komplikując plany pracy uczestników i utrudniając im osiąganie celów. Jest to o tyle istotne, że na spotkaniach spędzamy dużo czasu a 25% badanych ma ponad 10 spotkań tygodniowo.
Osoby pracujące z grupami są świadome tego, że prowadzenie efektywnie wspólnego myślenia i decydowania w grupie wymaga od prowadzącego konkretnych kompetencji.
O skuteczności facylitacji w stymulowaniu konstruktywnej pracy grupy świadczą liczne przykłady podawane przez instytucje, organizacje społeczne i biznesowe. Zestawienia takich przykładów jest corocznie publikowane przez International Association of Facilitators. Przykłady skuteczności oddziaływania facylitacji, to między innymi wypracowanie nowego modelu postępowania medycznego, do zastosowania w warunkach globalnych - zespół z udziałem licznych specjalistów, którego efekty zostały ocenione przez ekspertów jakościowo lepsze od rozwiązań uzyskiwanych w warunkach bez facylitacji (Coloplast 2019). Facylitacja pozwala także na łączenie perspektyw wielu interesariuszy i osiągnięcie mocnego konsensusu, jak w przypadku opracowywania bezpiecznych rozwiązań z zakresu ochrony danych osobowych przez grupę dostawców i odbiorców energii elektrycznej (Ontario Energy Boards 2019). Wzmocnienie zaangażowania dzięki procesom facylitacyjnym widać z kolei w takich przykładach jak opracowanie strategii rozwoju miasta, w które zaangażowały się nie tylko IKEA, instytucja rządowa, ale także 40% mieszkańców (Trent, the town which can, 2017).
O ile w krajach zachodu facylitacja jako metoda pracy i zestaw kompetencji wyodrębnione są już od dłuższego czasu, o tyle w Polsce były one obecne do niedawna jako pożądane, lecz nienazwane kompetencje trenerów, konsultantów i managerów. Od trenerów oczekiwano np. że będą potrafili poprowadzić dowolnie skomplikowane warsztaty problemowe lub moderować spotkania decyzyjne. Od konsultantów wdrażających rozwiązania - że będą umieli prowadzić spotkania angażując ludzi w proces zmiany. Obecnie ta sytuacja się zmienia. Od 2016 na rynku pojawiło się wiele kursów z zakresu facylitacji, w tym kompleksowe szkoły obejmujące ponad 50h zajęć.
Tylko w 2019 roku koszt źle przeprowadzonych spotkań wyniósł w USA 399 mld. USD a w Wielkiej Brytanii - 58,11 mld. USD.. https://www.booqed.com/blog/minutes-wasted-of-meeting-50-shocking-meeting-statistics.
W Polsce nie prowadzono takich badań, ale z doświadczeń trenerów i facylitatorów wynika, że w Polsce sytuacja jest podobna, a w czasie pandemii uległa pogorszeniu. Kwarantanna sprawiła, że w znacznym stopniu zostały ograniczone możliwości spotkań na żywo, a firmy, aby przetrwać muszą realizować cele i zadania. Siłą rzeczy trudno o sfinalizowanie wielu procesów, liczba spotkań się zwiększa, a ich produktywność maleje. Dlatego warto upowszechniać i standaryzować kompetencje facylitowania spotkań, poprzez wprowadzenie kwalifikacji Facylitowanie do ZSK.
